Por qué una administradora de consorcios decidió repensar su operación con IA
Por qué una administradora de consorcios decidió repensar su operación con IA
Un propietario pregunta por WhatsApp si puede hacer la mudanza el sábado a la tarde.
La pregunta es simple. La respuesta, no tanto. Alguien tiene que averiguar de qué consorcio está hablando, verificar en el sistema de gestión si realmente es el residente de esa unidad y encontrar la regla de horario para mudanzas, que puede haber sido modificada en una asamblea hace años y estar registrada en un acta en PDF, en medio de decenas de otras.
La solicitud está en un lugar, los datos en otro y la regla en un tercero. En una administradora de consorcios, quien une esos cabos es una persona. Cada vez.
Las consultas llegan por todos lados
Email, WhatsApp, teléfono, SMS, mostrador. Las consultas llegan por donde al propietario, al administrador o al proveedor les resulte más práctico: un cambio de titularidad, las lecturas de agua y gas del mes, el presupuesto estimado para el año que viene, una asamblea, una duda sobre el reglamento.
Cada una exige tiempo, atención y varias consultas antes de convertirse en una respuesta. Y el error sale caro: una lectura cargada en el departamento equivocado se convierte en una liquidación incorrecta; una norma antigua citada como vigente se convierte en un problema con el administrador.
La ecuación del crecimiento
Para una administradora, crecer significa incorporar más consorcios. Y cada consorcio nuevo trae consigo más consultas, más canales, más documentos y más asambleas. Mientras la operación depende de alguien que une todo a mano, el trabajo crece en la misma proporción que la cartera, y la operación se convierte en el techo del crecimiento.
La administradora con la que trabajamos decidió tratar esto como una decisión estratégica, no como una rutina más. En lugar de sumar otra herramienta a las que el equipo ya usa, quiso repensar la base de toda la operación.
Hacia dónde queremos llegar
Hace algunos meses venimos desarrollando esta nueva base junto con el equipo de la administradora. El proyecto persigue tres objetivos.
Todas las consultas en un solo lugar. Ya sea por email, WhatsApp, tel éfono o mostrador, cada solicitud tiene que ser visible para el equipo, con alguien responsable de ella, y no perdida en una bandeja personal o en una conversación de celular.
Respuestas más rápidas, con la información correcta y precisa. Administradores y propietarios esperan una respuesta rápida, y tiene que ser la correcta. La meta es que la información adecuada esté a segundos de distancia, no a una búsqueda por varios sistemas y carpetas de PDF.
El tiempo del equipo donde realmente importa. El tiempo que hoy se va en buscar, copiar y pegar vuelve a lo que requiere personas: atender al administrador, conducir una asamblea, resolver el caso que se sale de lo habitual.
Los tres juntos apuntan al objetivo de negocio: crecer sin que la operación sea el límite.
La IA en lo repetitivo, las personas en las decisiones
Desde el principio, un principio orienta el proyecto: la IA se ocupa del trabajo repetitivo, y las personas se quedan con las decisiones que requieren criterio. Cuando la IA no tiene certeza, quien decide es alguien del equipo.
En las próximas semanas vamos a compartir hacia dónde quiere llegar esta administradora y los resultados que ya empezaron a aparecer.
Si tu operación también depende de alguien uniendo sistemas a mano, hablemos.
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