Por que uma administradora de condomínios decidiu repensar a operação com IA
Por que uma administradora de condomínios decidiu repensar a operação com IA
Um condômino pergunta pelo WhatsApp se pode fazer a mudança no sábado à tarde.
A pergunta é simples. A resposta, nem tanto. Alguém precisa descobrir de qual condomínio ele está falando, conferir no sistema de gestão se ele é mesmo o morador daquela unidade e achar a regra de horário de mudança, que pode ter sido alterada numa assembleia anos atrás e estar registrada numa ata em PDF, no meio de dezenas de outras.
O pedido está num lugar, os dados em outro e a regra num terceiro. Numa administradora de condomínios, quem junta essas pontas é uma pessoa. Toda vez.
O pedido chega por todo lado
E-mail, WhatsApp, telefone, SMS, balcão. Os pedidos chegam por onde o condômino, o síndico ou o fornecedor acharem mais prático: uma troca de titularidade, as leituras de água e gás do mês, a previsão orçamentária do ano que vem, uma assembleia, uma dúvida sobre o regimento.
Cada um exige tempo, atenção e várias consultas antes de virar uma resposta. E o erro custa caro: uma leitura lançada no apartamento errado vira uma cobrança errada; uma regra antiga citada como vigente vira um problema com o síndico.
A conta do crescimento
Para uma administradora, crescer significa assumir mais condomínios. E cada condomínio novo traz junto mais pedidos, mais canais, mais documentos e mais assembleias. Enquanto a operação depende de alguém costurando tudo à mão, o trabalho cresce na mesma proporção da carteira, e a operação passa a ser o limite do crescimento.
A administradora com quem trabalhamos decidiu tratar isso como estratégia, e não como rotina. Em vez de somar mais uma ferramenta às que a equipe já usa, ela quis repensar a base da operação.
Aonde queremos chegar
Há alguns meses estamos desenvolvendo essa nova base junto com o time da administradora. Ela persegue três objetivos.
Todo pedido num lugar só. Venha por e-mail, WhatsApp, telefone ou balcão, o pedido precisa estar visível para a equipe, com alguém responsável por ele, e não esquecido numa caixa pessoal ou numa conversa de celular.
Respostas mais r ápidas, com a informação certa e assertiva. Síndicos e condôminos esperam resposta rápida, e ela precisa estar certa. A meta é que a informação certa esteja a segundos de distância, e não a uma busca por vários sistemas e pastas de PDF.
O tempo da equipe onde ele importa. O tempo que hoje vai para procurar, copiar e colar volta para o que pede gente: atender o síndico, conduzir uma assembleia, resolver o caso que foge do padrão.
Somados, os três levam ao objetivo de negócio: crescer sem que a operação seja o limite.
A IA no repetitivo, as pessoas nas decisões
Desde o início, um princípio orienta o projeto: a IA cuida do trabalho repetitivo, e as pessoas ficam com as decisões que pedem julgamento. Quando a IA não tem certeza, quem decide é alguém da equipe.
Nas próximas semanas, vamos compartilhar aonde essa administradora quer chegar e os resultados que já começaram a aparecer.
Se a sua operação também depende de alguém costurando sistemas à mão, vamos conversar.
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